Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Anbieter

[ANBIETER_NAME]

Anschrift

[STRASSE_HAUSNUMMER]

Ort

[PLZ_ORT]

Land

Deutschland

E-Mail

datenschutz@briefmut.de

Telefon

[TELEFON]

Datenschutzbeauftragter

[DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER]

Ob ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist, wird vor dem kommerziellen Start rechtlich geprüft. Diese Frage ist noch nicht abschließend beantwortet.

2. Zweck von BriefMut

BriefMut ist ein digitaler Assistent, der Nutzer beim Verstehen, Übersetzen, Strukturieren und Bearbeiten von Korrespondenz unterstützt.

Je nach verfügbarer Funktion können Nutzer Schreiben oder andere Dokumente hochladen oder erfassen.

BriefMut kann Inhalte technisch auslesen, verständlich erklären, in eine ausgewählte Sprache übertragen, erkennbare Termine und Fristen hervorheben sowie einen Entwurf für eine Antwort vorbereiten.

BriefMut ist keine Rechtsanwaltskanzlei, Steuerberatung, medizinische Beratungsstelle oder Behörde.

Ergebnisse automatisierter beziehungsweise KI-gestützter Verarbeitung können fehlerhaft oder unvollständig sein.

Wichtige Angaben wie Namen, Beträge, Aktenzeichen, Kontodaten, Adressen und Fristen sollten anhand des Originaldokuments überprüft werden.

3. Benutzerkonto

Für die Nutzung bestimmter Funktionen ist ein Benutzerkonto erforderlich. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse
• interne Nutzerkennung
• Authentifizierungsinformationen
• Spracheinstellungen (Oberfläche, Erklärsprache, Antwortsprache)
• Sicherheitseinstellungen
• sonstige Kontoeinstellungen

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Betracht.

Die endgültige Zuordnung der Rechtsgrundlagen wird vor dem kommerziellen Start juristisch geprüft.

4. Persönlicher Datentresor

BriefMut kann es ermöglichen, wiederkehrende Angaben in einem persönlichen Datentresor zu hinterlegen, damit sie nicht bei jedem Vorgang erneut eingegeben werden müssen. Dazu können gehören:

• Name
• Anschrift
• Kontaktdaten
• Versichertennummer
• Kundennummer
• Vertragsnummer
• weitere Kennzeichen und Referenzen

Soweit für die jeweilige Funktion technisch umgesetzt, werden besonders schützenswerte Inhalte vor der dauerhaften Speicherung clientseitig verschlüsselt.

Eine Verschlüsselung auf dem Gerät bedeutet nicht, dass jede einzelne Komponente des Systems ausnahmslos ende-zu-ende-verschlüsselt ist. Der jeweils tatsächlich umgesetzte Stand ist auf der Seite „Sicherheit“ beschrieben.

5. Dokumente und Dokumentinhalte

Dokumente, die Nutzer erfassen oder hochladen, können sehr unterschiedliche Informationen enthalten, insbesondere:

• allgemeine personenbezogene Daten
• Vertragsdaten
• finanzielle Informationen
• Gesundheitsinformationen
• Sozialdaten
• steuerliche Informationen
• Verfahrens- und rechtsbezogene Informationen
• sonstige vertrauliche Informationen

Dokumente können damit auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten.

Das geplante Einwilligungsmodell (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) ist noch nicht juristisch freigegeben und wird vor dem kommerziellen Start geprüft.

6. Ausdrückliche Einwilligung

Soweit rechtlich erforderlich, kann BriefMut vor der Verarbeitung von Dokumentinhalten, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten oder enthalten können, eine ausdrückliche Einwilligung einholen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die technischen Einwilligungsmechanismen werden gesondert umgesetzt. Es werden keine Einwilligungen erfasst oder dokumentiert, solange diese Funktion nicht produktiv verfügbar ist.

7. Einsatz künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz kann in BriefMut für folgende Aufgaben eingesetzt werden:

• Texterkennung und Dokumentenverständnis (OCR)
• Klassifikation von Schreiben
• Extraktion einzelner Angaben
• Zusammenfassungen
• Übersetzung
• verständliche Erklärungen
• Erkennung von Terminen und Fristen
• Erzeugung von Rückfragen
• Vorbereitung von Antwortentwürfen

KI-Systeme können Fehler machen.

Ergebnisse von BriefMut sind keine Entscheidungen einer Behörde, keine anwaltliche Auskunft, keine medizinische Diagnose und keine steuerberatende Auskunft.

Bei Funktionen, bei denen Inhalte mit Hilfe eines KI-Systems analysiert oder erzeugt werden, weist BriefMut den Nutzer in geeigneter Weise auf den Einsatz künstlicher Intelligenz hin.

Ein KI-Anbieter ist derzeit nicht aktiv eingebunden. Sobald ein Anbieter aktiv ist, werden Anbieter, Verarbeitungsregion und Datenschutzinformationen an dieser Stelle und auf der Seite „Unterauftragsverarbeiter“ ausgewiesen.

8. Keine verbindlichen Entscheidungen über Rechte und Pflichten

BriefMut trifft selbst keine verbindlichen Entscheidungen über Rechte oder Pflichten eines Nutzers.

BriefMut entscheidet insbesondere nicht über:

• Sozialleistungen
• Versicherungsansprüche
• Aufenthaltstitel
• steuerliche Ansprüche
• gerichtliche Entscheidungen
• das Bestehen eines Rechtsanspruchs

Der Nutzer entscheidet selbst, ob und wie ein erstellter Antwortentwurf verwendet wird.

9. Datenminimierung

BriefMut verarbeitet nur diejenigen Informationen, die für die jeweils angeforderte Funktion erforderlich sind.

Eine lokale Anonymisierung personenbezogener Angaben vor einer Weiterverarbeitung ist geplant, aber noch nicht produktiv verfügbar. Solange dies nicht umgesetzt und überprüft ist, wird eine solche Zusicherung hier nicht gegeben.

10. Originaldokumente und Speicherung

Vorgesehen ist, dass temporär erfasste Originaldateien nach der Verarbeitung entfernt werden, sofern keine verschlüsselte Archivierung gewählt wurde.

Die Dokumentenerfassung ist derzeit nicht produktiv aktiv. Eine automatische sofortige Löschung wird erst zugesichert, wenn der entsprechende Löschmechanismus umgesetzt und geprüft ist.

11. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Umgesetzt sind unter anderem folgende Maßnahmen:

• Transportverschlüsselung (TLS)
• Authentifizierung und Zugriffskontrolle
• zeilenbasierte Zugriffsregeln in der Datenbank (Row Level Security)
• clientseitige Verschlüsselung in den dafür vorgesehenen Bereichen
• Trennung von Server- und Client-Geheimnissen
• eingeschränkte privilegierte Zugriffe
• minimale Protokollierung

Kein technisches System kann einen vollständigen Schutz gegen sämtliche Risiken garantieren.

12. Protokoll- und Sicherheitsdaten

Zu technischen und sicherheitsbezogenen Zwecken können erfasst werden:

• Ereignistyp
• Zeitstempel
• interne beziehungsweise pseudonyme Kennung
• Fehlercode
• Browser- oder Gerätekategorie
• sicherheitsbezogene Metadaten

Diagnose- und Sicherheitsprotokolle sind so ausgelegt, dass sie nicht absichtlich Brieftexte, Dokumentbilder, Antwortinhalte, Anschriften, Versichertennummern, IBAN oder sonstige Dokumentinhalte enthalten.

13. Zahlungsdaten

Für kostenpflichtige Leistungen ist die Abwicklung über einen Zahlungsdienstleister vorgesehen: [ZAHLUNGSANBIETER]

Sofern die Zahlung vollständig durch den Zahlungsdienstleister abgewickelt wird, beabsichtigt BriefMut nicht, vollständige Kartendaten selbst zu speichern.

Die Zahlungsabwicklung ist derzeit nicht aktiv.

14. Cookies und lokale Speichertechnologien

Technisch erforderliche Speicherungen im Browser oder auf dem Gerät können verwendet werden für:

• Anmeldung
• Sitzung
• Sprache
• Darstellung (hell/dunkel/System)
• Sicherheit
• Einwilligungen
• PWA-Funktionen

Optionale Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur eingesetzt, soweit eine erforderliche Einwilligung vorliegt. Einzelheiten enthält die Cookie- und Speicher-Richtlinie.

15. Nutzungsanalyse

Dokumentinhalte werden nicht an Marketing- oder Analyseanbieter übermittelt.

Derzeit ist kein Analyseanbieter aktiv. Wird später ein Anbieter aktiviert, werden Anbieter, Zweck, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Übermittlungsregion hier dokumentiert.

16. Speicherdauer

• Kontodaten grundsätzlich für die Dauer des Bestehens des Kontos
• vom Nutzer kontrollierte verschlüsselte Inhalte bis zur Löschung oder bis zum Eintritt einer festgelegten Aufbewahrungsregel
• Abrechnungs- und steuerrelevante Daten können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen

Löschfrist für Sicherungskopien

[BACKUP_LOESCHFRIST]

17. Löschung von Daten

Vorgesehen ist, dass Nutzer folgende Daten löschen können:

• Dokumente
• Fälle
• Einträge im Datentresor
• das Benutzerkonto

Ausnahmen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Abrechnungs- und Steuerunterlagen ergeben.

18. Familienfreigaben

Eine Familienmitgliedschaft führt nicht automatisch zum Zugriff auf Dokumente anderer Nutzer.

Freigaben erfolgen ausdrücklich.

Freigaben können für zukünftige Zugriffe widerrufen werden.

Bereits exportierte oder außerhalb von BriefMut gespeicherte Inhalte können technisch nicht zwingend zurückgerufen werden.

19. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Widerruf einer erteilten Einwilligung

Kontakt

datenschutz@briefmut.de

20. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde

[ZUSTAENDIGE_DATENSCHUTZAUFSICHT]

21. Minderjährige

BriefMut richtet sich grundsätzlich an Personen ab 16 Jahren.

Die Altersgrenze wird vor dem kommerziellen Start juristisch geprüft.

22. Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Sofern Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, werden die rechtlich erforderlichen Garantien für die Übermittlung angewendet.

Eine pauschale Zusicherung, dass sämtliche Daten dauerhaft ausschließlich in Deutschland oder in der EU verbleiben, wird nicht gegeben, solange dies nicht für jeden eingesetzten Anbieter geprüft und vertraglich abgesichert ist.

23. Auftragsverarbeiter

Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Dienstleister enthält die Seite „Unterauftragsverarbeiter“. Dort werden ausschließlich Anbieter aufgeführt, die tatsächlich aktiv eingesetzt werden.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich ändern, insbesondere aufgrund von:

• Produktänderungen
• Änderungen bei eingesetzten Anbietern
• gesetzlichen Anforderungen
• Änderungen der Verarbeitungsvorgänge

Über wesentliche Änderungen wird in geeigneter Weise informiert.